Cette semaine, nous avons rendu visite à l’un de nos clients, une PME industrielle d’une centaine de collaborateurs, équipée de notre ERP depuis plus de 10 ans. Nous avions convenu de présenter la feuille de route pour la migration de l’ERP vers sa nouvelle version, développée sur des technologies actuelles, et apportant un bon nombre de fonctionnalités supplémentaires.

« En 2004, La mise en œuvre de l’ERP nous a fait gagner 4 ETP »

Après la présentation de la nouvelle version de l’ERP, le PDG de cette société nous a interpelé pour nous rappeler le gain significatif obtenu, 15 ans auparavant, avec l’installation de l’ERP. « L’installation de la solution Industria, en 2004, nous a permis d’automatiser les tâches administratives et de gagner 4 ETP ».  En effet, avant la mise en place de l’ERP, les équipes administratives devaient ressaisir l’ensemble des dossiers commerciaux, des affaires en cours, et de la facturation clients. Cette double saisie, liée à la retranscription des notes manuelles des opérateurs, des commerciaux, générait un travail inutile et inintéressant pour les équipes administratives.

Toutes ces tâches peuvent nous paraître obsolètes, une fois équipé d’une solution ERP, mais de nombreuses industries n’en sont pas encore dotées.

La question qui nous est posée : Quel retour sur investissement apporte une migration du système actuel ?

 

Des anciens systèmes énergivores et coûteux en maintenance

Dans un premier temps, il faut être conscient de l’obsolescence des technologies utilisées il y a 10 – 15 ans. Les systèmes ont fortement évolué pour gagner en performance et répondre aux problématiques actuelles, sans assurer la compatibilité de toutes les fonctions. A l’instar de Microsoft qui a fait évolué ses systèmes, notamment Windows et Office, sans assurer une parfaite compatibilité avec les versions antérieures. Nous arrivons donc à une période charnière où certains logiciels fonctionnent sur de vieux systèmes non maintenus et vulnérables, et sur d’anciennes machines qu’il faut maintenir en état de marche. A contrario, les systèmes actuels nous permettent de virtualiser les serveurs et ainsi de disposer de plusieurs serveurs sur une seule machine, voire même d’héberger les applications sur des environnements distants en Cloud, pour s’affranchir de l’entretien des machines et des systèmes.

Dans ce cas, la migration permet de gagner sur la facture énergétique des serveurs (environ 80% de la consommation d’un serveur), dû à la virtualisation, mais également de gagner sur le nombre de serveurs et leur maintenance, qui peuvent même être externalisés, sur le Cloud.

 

L’évolution des usages et des attentes des utilisateurs

Le deuxième point est l’évolution des usages des nouvelles technologies dans notre quotidien qui nous amène à être plus exigeant quant à la performance des systèmes.

  • L’utilisation nomade de l’Internet dans notre vie personnelle, et les évolutions des réseaux mobiles nous amène à être plus enclin à utiliser ces technologies dans notre travail, pour gagner du temps dans la saisie des rapports, dans la saisie des temps …
  • L’automatisation des tâches et la dématérialisation des documents qui nous semblent aujourd’hui un prérequis n’étaient pas évidentes auparavant. L’envoi automatique des factures par e-mail, à défaut de disposer d’un EDI, est une condition primordiale, là où auparavant, nous nous contentions d’une impression automatisée.

Dans ce cas, la migration de l’ERP vers un nouvel ERP dotés de nouvelles fonctionnalités, permet, d’après nos estimations, de gagner entre 1 et 2 ETP pour une société d’une centaine de collaborateurs.

 

L’évolution vers l’usine connectée

En troisième lieu, les anciens systèmes informatiques ne permettent pas les interactions avec les nouvelles fonctions de l’industrie connectée. Les usines s’équipent maintenant de machines numériques, capables de communiquer. L’objectif est ainsi de fluidifier les flux des systèmes pour gagner en efficacité. La mise en place de nouveaux systèmes interopérables est donc nécessaire pour tirer parti de tous les bénéfices de ces nouveaux équipements.

 

Une exigence toujours plus importante demandée aux collaborateurs

Le dernier point concerne la charge mentale au travail des collaborateurs qui ne cesse d’évoluer avec les exigences toujours plus grandes dans le quotidien des opérateurs : normes, qualité, performance … sont autant d’éléments de stress pour les collaborateurs. La mise en place de nouveaux automates, notamment pour alléger les tâches administratives doit permettre d’atténuer cette charge mentale et d’améliorer le bien-être au travail des collaborateurs.

Dans ce cas, la mise en place de ces nouveaux automates dans l’ERP doit permettre de réduire les arrêts de travail, et d’atténuer le turnover des équipes.

 

Comme il nous arrive de changer une machine quand elle n’est plus assez performante et que la maintenance devient coûteuse, les logiciels et systèmes d’information nécessitent aussi une migration vers de nouvelles technologies pour assurer un bon fonctionnement, gagner en performance, en fonctionnalités, et en confort d’utilisation.