BPM : Le meilleur outil pour réconcilier DSI et services métiers – Témoignage de Ludovic BLOYET, Directeur des systèmes d’informations La Belle-Iloise
Pierre Cadio, Responsable développement chez AG2L, a rencontré Ludovic Bloyet, Directeur des systèmes d’informations de la conserverie de la mer « La Belle Iloise » lors d’une soirée « Industrie du futur » orchestrée par le réseau ADN Ouest des professionnels du numérique du Grand Ouest. Leur enthousiasme commun sur les nombreux bénéfices qu’offre le BPM (Business Process Management) dans l’optimisation des processus métiers de l’entreprise a conduit Pierre à partager le témoignage de Ludovic Boyet qui a déployé les outils et méthodes du BPM dans son entreprise.
Présentation de la Belle-Iloise.
La Belle-Iloise est une entreprise familiale spécialisée dans la conserverie de la mer. Fondée en 1932 par George Hilliet, fils de pêcheur en chaloupe, elle a traversé les générations et est aujourd’hui dirigée par Caroline Hilliet-Le Branchu qui n’est autre que sa petite fille. La Belle îloise doit son succès à sa recherche permanente d’innovation et à sa volonté de se réinventer tout en préservant ce qui a fait sa renommée, la qualité de ses produits et son approche visionnaire.
A la fois fabricant et distributeur de conserves de produits de la mer (sardine, thon maquereau, …) via son propre réseau de 90 magasins et son site de vente en ligne.
La Belle Iloise opère sur 2 métiers distincts : Industriel dans l’agroalimentaire et retailer. A ce jour l’entreprise emploie entre 300 et 600 personnes en fonction des besoins en production qui varient avec les pics de ventes, et la saisonnalité de la pêche et de la production.
Quelles sont les missions de la DSI au sein de la Belle-Iloise ?
Ludovic Bloyet : « Lorsque j’ai rejoint l’entreprise, la mission de la DSI était surtout axée sur un savoir-faire technique pour déployer et entretenir un matériel informatique au sein de l’entreprise. L’époque et le métier ont énormément évolué depuis. Aujourd’hui, la DSI doit adapter les dimensions technologiques et informatiques à la dimension stratégique de l’entreprise et s’impliquer dans tous les processus de l’entreprise »
Pour remplir au mieux cette mission la Direction des Systèmes d’Information est composée de 7 personnes réparties sur 2 pôles :
- Un pôle « Étude » qui est composé d’un responsable applications et ERP, ainsi qu’une ingénieur BI en charge de l’interfaçage des applicatifs et de la Business Intelligence
- Un pôle infrastructure chargé des réseaux, serveurs, téléphonie et périphériques.
Pour quelles raisons avez-vous déployé un BPM au sein de la Belle-Iloise ?
L.B : « L’élément déclencheur a été l’évolution rapide de notre site internet (tous les 3 ans à l’époque). La maintenance engendrée sur les applications connexes nous ont rapidement conduit à repenser l’agilité de notre système d’information pour gagner en efficacité.
Nous avons initié cette démarche avec la mise en place d’un projet d’urbanisation pour avoir une vision globale de l’architecture de notre SI. Nous avons ensuite isolé des process types comme point de départ de notre réflexion pour travailler sur l’agilité de notre système d’information.
Constat : Nous avions un système monolithique et un ERP avec une très large couverture fonctionnelle sur lequel tout se connectait.
Pour rendre notre système plus agile et éviter les couplages entre applicatifs (« plat de spaghetti »), nous avons commencé par travailler sur ces 3 points :
- Intégration d’un API Management pour superviser la consommation des API
- Création de référentiels : Clients, Articles et Salariés et déploiement des API
- Création de directives d’urbanisation.
Aujourd’hui, chaque nouveau projet est traité en mode BPM « Business Process Management ». C’est-à-dire que nous intégrons la description de nos process actuels dans tous nos cahiers des charges puis nous décrivons leur projection future et intégrons les directives d’urbanisation nécessaires.
Pour réaliser ce travail, la DSI accompagne les services métiers dans l’expression de leur besoin dans une cartographie simplifiée des processus. Nous utilisons des symboles définis (cercles, losanges, rectangles, flèches,…) pour représenter les activités métiers et les flux ce qui facilite grandement la compréhension des processus et nous permet de bien appréhender le fonctionnement de notre organisation.
Les services métiers apprécient beaucoup ce fonctionnement car la DSI les aide à formaliser simplement des process qui sont parfois compliqués à expliquer avec des mots.
Depuis que nous intégrons le BPM et les directives d’urbanisation dans nos cahiers des charges, nous sommes régulièrement félicités par les intégrateurs qui les reçoivent. Ils saluent souvent la clarté de la description de nos besoins, car nos processus sont clairement définis en amont.
De notre côté ; nous avons considérablement gagné en efficacité dans la mise en œuvre de nos projets. Le BPM nous apporte une parfaite compréhension de notre organisation et la modélisation continue de nos processus nous permet d’ajuster les flux en temps réel pour atteindre rapidement les objectifs fixés par la direction de l’entreprise
En outre et au-delà du BPM, nous essayons de nous rapprocher des 4 strates du CIGREF pour accroître l’agilité de notre système d’information. Ceci nous permettra de mieux comprendre quels sont les métiers ? les process (BPM) ? Quels applicatifs sont impactés ? Quelle infrastructure il faut mettre en place ? »
Quel outil BPM avez-vous choisi pour vous accompagner dans votre démarche ?
LB : « Pour le BPM, Nous nous sommes tournés vers la solution Camunda car il s’agit d’un outil gratuit et facile d’utilisation. »
Quels sont les bénéfices perceptibles de cette organisation ?
L.B : « Depuis que nous avons intégré le BPM dans nos projets je ne vois que des bénéfices. Il s’agit d’un bel outil de communication entre les métiers et la DSI
Le développement de chaque nouveau projet est beaucoup plus rapide qu’avant, qu’il s’agisse de projets réalisés en interne ou bien par des prestataires externes.
Aujourd’hui, 100% de nos projets arrivent au bout, nous n’avons plus de projets en échec. Bien sûr, il y a parfois du retard ou des décalages de planning, mais ils sont souvent dus à des raisons diverses et variées qu’il est parfois difficile d’identifier. Nous avons donc une marge de progression mais l’urbanisation nous permet de trouver les moyens de prioriser les projets les uns par rapport aux autres.»
Est-ce que la mise en place du BPM a eu un impact dans la perception que les services métiers ont de la DSI?
L.B : « Oui très clairement ! La DSI est devenue incontournable, plus aucun projet ne voit le jour sans que nous ayons été consultés. La DSI est maintenant reconnue comme « aidant » par les services métiers et non plus comme un frein. Aujourd’hui, nous sommes spontanément sollicités pour intervenir dans la formalisation des projets, l’élaboration des cahiers des charges et pour accompagner les services métiers dans la formalisation des process. »
Quels conseils donneriez-vous à une entreprise qui souhaiterait utiliser ces méthodes ?
L.B : « Pour conclure sur le BPM, je dirais qu’il ne faut pas être arc-bouté pour correspondre systématiquement à la norme. Avec les outils du BPM, il y a des contrôles qui sont fait et il n’est pas possible de faire n’importe quoi. Il faut simplement que la modélisation des flux reste agile et compréhensible, éviter les lourdeurs et vous l’aurez compris, éviter de passer des heures et des heures à essayer d’être perfectionniste sur le sujet. »